Pack Factures : son fonctionnement

Pack Factures vous permet de proposer à vos clients le règlement de factures par carte de paiement via internet ou téléphone.

Téléchargement d'un fichier de factures

Pour gérer vos encaissements, vous pouvez soit saisir en ligne une facture, soit importer un fichier de factures à encaisser (numéro de facture, numéro client, montant à régler...). Depuis votre tableau de bord, vous trouverez une description du format attendu et vous pourrez télécharger un modèle de fichier au format csv. Rendez vous dans votre tableau de bord, rubrique « Gestion des Factures » puis « Importer un fichier de factures ».

Après téléchargement, le tableau de bord affiche le nombre de factures dans le fichier téléchargé, leur état et s'il y a des erreurs dans le fichier.

Dernières fonctionnalités

  • Regroupement des colonnes « Nom » et « Prénom »
    Le fichier de factures à importer dans l'outil évolue afin de pouvoir être adapté à la fois au commerce BtoC et BtoB et va permettre de gérer la notification par e‑mail de la facture à payer.
    Ainsi les colonnes « nom client » et « prénom client » sont fusionnées pour donner une seule colonne dont le contenu est obligatoire : « nom client ». Elle sera renseignée par le nom prénom d’une personne ou par la raison sociale ou l’enseigne commerciale d’une société.
    Afin de vous laisser le temps d’intégrer ce nouveau format d’import, le ficher actuel est toujours supporté.
  • Apparition de la colonne « envoi mail »
    Une nouvelle colonnes, dont le contenu est non obligatoire, apparait : « envoi mail » qui permet d’indiquer (OUI/NON) si un e-mail de notification immédiate, de facture à payer, doit être envoyé à l’adresse électronique du client présente dans le fichier. Cet e-mail est rédigé en deux langues (FR/EN) et redirige vers la facture à payer. C’est un gain de temps pour votre client qui n’aura pas à ressaisir ses informations.
    Vous retrouvez l'historique des envois dans votre tableau de bord Monetico paiement.
  • Apparition de la colonne « TVA intracommunautaire »
    Le renseignement de cette colonne est optionnel.

Paiement des factures par le client

Votre client accède au site www.apayer.fr et recherche le nom de la société à laquelle il doit payer une facture ou accède directement au site www.apayer.fr/nomdesociete

Le site apayer.fr est maintenant disponible en français et en anglais. Les factures peuvent maintenant être libellées en multidevises.

Le client saisit son n° de client et son n° de facture, fournis au préalable par le créancier.

Le site lui affiche la facture correspondante. Après confirmation, le client accède à la page de paiement sécurisé et réalise la transaction en 3D Secure.

apayer.fr

Lister les factures et envoi d'un e-mail d'alerte ou de relance

Cette fonction permet de lister les factures téléchargées, sur différentes périodes et d'afficher le détail de la facture. Le tri peut se faire sur les factures en attente ou déjà payées.

A partir du détail d'une facture, il est possible de la supprimer, de la modifier mais aussi d'envoyer un e‑mail d'alerte ou de relance (à partir d’avril 2017 l’alerte ou la relance par e‑mail sera envoyée instantanément).

Créer une facture manuellement et envoi d'un e-mail de notification

Il est possible de saisir une facture directement sur le tableau de bord et ainsi éviter de passer par un téléchargement de fichier au format csv.

La fonction « Recherche le client » permet, après saisie d'un numéro de client existant, de retrouver les caractéristiques d'un client et de les renseigner automatiquement dans le formulaire. Après confirmation et vérifications la facture manuelle vient s'ajouter au stock de factures existantes.

Notification par e‑mail automatique lors de la saisie manuelle
Fin avril 2017, la notification par e‑mail sera disponible directement lors de la saisie manuelle d’une facture sur le tableau de bord : plus besoin de cliquer à postériori sur le bouton « Envoyer un mail d’alerte ». Ce dernier reste cependant disponible pour effectuer des envois complémentaires.

Enregistrer le règlement d'une facture par téléphone

Cette fonctionnalité permet de régler une facture en réalisant vous-même la saisie, suite à un appel téléphonique à votre client. Ce dernier vous donnera son numéro de facture, son numéro de client et son numéro de carte de paiement.

Effectuer une recherche avancée de facture

Un moteur de recherche multicritères permet de rechercher des factures dans la base. Il est également possible d'avoir directement l'affichage des factures soit « payées » soit « en attente » de paiement.

Recevoir le fichier journal des transactions sur plusieurs adresses e‑mail

Tous les jours, vous recevez un fichier récapitulatif des paiements encaissés la veille à partir du site www.apayer.fr/nomdesociete. Ce fichier est réceptionné par e‑mail. Vous avez la possibilité, à partir du tableau de bord (onglet « Fichiers récapitulatifs apayer.fr », de paramétrer les adresses de réception jusqu'à 3 e‑mails possibles.

Modification du format du fichier journal
Il est enrichi par les informations suivantes :

  • TVA intracommunautaire
  • Nom client
  • Adresse client rue
  • Adresse client complément
  • Adresse client code postal
  • Adresse client ville
  • Adresse mail client

L’ancien ou le nouveau format seront envoyés à la demande pour que vous ayez le temps de prendre en compte les nouveaux champs.